Les conférences sont de plus en plus répandues dans le milieu professionnel. Quels que soient leurs objectifs, il ne faut pas négliger leur organisation. En effet, de nombreux éléments entrent en jeu dans la réussite de votre événement. Découvrez nos 5 conseils pour une organisation de conférence réussie.
1. Établissez votre budget
Faites un budget prévisionnel englobant tous les frais liés à votre événement : location de la salle et du matériel audiovisuel, restauration, communication, etc. Pour prévoir les coûts variables, il faut que vous puissiez faire une estimation du nombre de participants à votre conférence. Ne vous lancez pas dans l’organisation avant d’avoir établi votre budget.
2. Comparez les prestataires
Lors de votre conférence, vous aurez probablement besoin de vous faire accompagner de plusieurs prestataires : traiteur, régisseur, photographe, agence d’hôtes/hôtesses, entreprise de location de matériel, etc. Avant de faire votre choix définitif, faites une comparaison afin d’être sûr de choisir le bon professionnel. Puis, évaluez les propositions pour voir laquelle correspond le mieux à vos besoins et vos objectifs. Hôtel Novel dispose de son propre restaurant, Le Mamma et met à disposition des prestations de tout types pour vos conférences afin de vous offrir le meilleur service.
3. Trouvez les bons intervenants
Les intervenants doivent parfaitement répondre à votre problématique. Les conférenciers avec une excellente notoriété pourront attirer du public, mais vous devrez prévoir une partie de votre budget pour leur rémunération. Vous pouvez également choisir un expert moins connu qui saura capter l’attention des spectateurs. Le jour de votre événement, accueillez vos intervenants dans les meilleures conditions possibles.
4. Choisissez la salle de conférence idéale
Pour choisir le lieu de votre événement, vous devez prendre en compte plusieurs paramètres. Commencez par choisir la localisation de votre conférence et vérifiez qu’elle est facilement accessible en transport. La conférence est-elle destinée à vos collaborateurs ou au grand public ? Avez-vous besoin d’une petite salle de réunion privative ou plutôt d’un grand auditorium ? Pour éviter les mauvaises surprises, faites une visite des lieux avant de décider.
5. Communiquez sur votre événement
Communiquer sur votre conférence est indispensable si vous voulez atteindre un bon taux de présence. Il est non seulement important de communiquer avant l’événement, mais également pendant et après. Créez un hashtag dédié à votre événement pour permettre aux participants de contribuer à vos contenus. Une fois votre conférence terminée, envoyez un mail de remerciement à tous ceux qui sont intervenus ainsi qu’à ceux qui ont participé.
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