Un événement d’entreprise ne s’improvise pas. Si vous voulez que ce soit un succès, rien ne doit être laissé au hasard. Ce projet doit être préparé avec soin de longs mois en avance. Découvrez les 10 étapes incontournables pour organiser un séminaire d’entreprise réussi.
Se fixer des objectifs
Définissez en amont vos objectifs ainsi que votre cible. Pourquoi souhaitez-vous organiser ce séminaire ? Est-ce pour motiver vos collaborateurs, intégrer de nouveaux venus, former vos équipes ?
Définir un format et une thématique
Certains critères doivent être définis au préalable. Selon vos besoins, votre événement peut se dérouler sur une soirée, une journée ou tout un week-end. Choisissez un thème adapté à votre cible afin de susciter l’intérêt du public visé.
Établir un budget
Établissez un budget au préalable pour savoir ce qu’il est possible de faire avec votre enveloppe budgétaire. Pensez à consacrer autour de 10 % de votre budget aux éventuels imprévus.
Planifier la bonne date
Choisissez judicieusement la date de votre événement pour rassembler le plus de collaborateurs possible. Pour cela, évitez les vacances scolaires, les ponts et les jours fériés.
Trouver le lieu
Le lieu d’accueil de votre événement doit être facilement accessible. Prenez également en compte sa capacité d’accueil ainsi que la qualité de ses services et équipements. Si vous souhaitez organiser votre séminaire à Annecy, Hôtel Novel saura s’adapter à vos attentes.
Créer un rétroplanning
Un rétroplanning listant toutes les tâches à effectuer vous permettra d’anticiper les prochaines étapes. Ce calendrier vous aidera à visualiser dans le temps les actions qu’il vous reste à accomplir.
Élaborer le planning pour les invités
Un planning précis de votre événement doit être communiqué à tous les participants. Ce dernier indique les horaires des conférences et des activités prévues ainsi que les pauses programmées au cours de la journée.
Lancer les invitations
Faites parvenir les invitations plusieurs semaines en avance pour vous assurer de la présence de vos collaborateurs. N’hésitez pas à relancer un peu plus tard ceux qui n’auront pas répondu.
S’assurer que tout est prêt
La veille de votre conférence, rendez-vous sur le lieu de l’événement pour mettre en place les derniers détails et assurez-vous que tout est en ordre.
Remercier les participants
Votre événement d’entreprise est terminé ! Il vous reste pourtant une dernière étape : envoyer un mail de remerciement aux participants avec quelques photos de la conférence.